L’EILCO est une Ecole d’Ingénieurs Interne à l’Université du Littoral Côte d’Opale (ULCO). Elle accueille plus de 700 élèves ingénieurs présents sur 4 sites. Elle forme des ingénieurs bac +5 en Informatique (Calais), Génie Industriel (Saint Omer), Génie Energétique et Environnement (Dunkerque), et Agroalimentaire (Boulogne-sur-Mer).

La direction de la formation de l’EILCO organise les activités pédagogiques sur les quatre sites de l’école (Calais, Longuenesse, Dunkerque et Boulogne-sur-Mer) et pilote dans ce cadre 6 agents (5 secrétaires pédagogiques et le/la responsable de scolarité). Ce service assure le suivi de scolarité des élèves en formation initiale et continue (étudiants, apprentis, contrats de professionnalisation, VAE), depuis l’inscription administrative jusqu’à la diplomation, pour l’ensemble des formations (cycle préparatoire parcours général et parcours agroalimentaire, cycles ingénieurs Informatique, Génie Industriel, Génie Energétique et Environnement, Agroalimentaire, Master Ingénierie des Systèmes Complexes). Le service accomplit ses missions en interaction avec les différents services de l’école (Direction du Recrutement et des Relations Internationales, Direction des Relations Entreprise et de l’Innovation, Direction du Service Général). Dans ce contexte, le/la responsable de l’ingénierie de formation et de la scolarité contribue à la mise en œuvre de la politique de formation de l’école sur le plan opérationnel, en lien étroit avec le Directeur de la Formation, et organise le fonctionnement du service de la scolarité. Il/elle est le/la supérieur.e hiérarchique des agents de la scolarité.

Sur le volet de l’ingénierie de formation, le/la responsable de l’ingénierie de formation et de la scolarité assiste le Directeur de la Formation et les référents de cycles ingénieurs et classe préparatoire dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation

de l’offre de formation de l’école. Il/elle assiste par ailleurs l’équipe de direction de l’école dans le cadre de la préparation des dossiers d’accréditation CTI, ainsi que pour l’application des recommandations subséquentes.

Le/la responsable de scolarité est le garant de la démarche qualité opérée au sein de la direction de la formation, en lien avec l’ingénieur qualité de l’école. Il/elle assure la gestion des indicateurs en lien avec la formation, et le recensement de l’ensemble des données afférentes (données certifiées CTI, enquête presse…).

En collaboration avec la Direction du Recrutement et des Relations Internationales, il/elle établit les statistiques de réussite des étudiants en fonction de leurs parcours antérieur. A ce titre, le/la responsable de scolarité vient par ailleurs en appui de cette direction dans les processus de recrutement, ainsi que dans la mise en place des conventions à l’international.

Il/elle assiste le Directeur de la Formation dans la préparation des comités de l’enseignement, l’actualisation des règlements des études et syllabus, ainsi que dans la mise à jour des fiches RNCP. L’assistance à la préparation des conseils de perfectionnement fait également partie de ses missions.

Sur le volet scolarité, le/la responsable de l’ingénierie de formation et de la scolarité a par ailleurs pour mission d’organiser les activités du service : gestion des inscriptions (administrative et pédagogique), préparation de la rentrée et de la planification, réservation des salles d’enseignement, suivi de la scolarité des étudiants, traitement des notes, organisation des examens et des concours en application des règlements de scolarité, préparation des jurys et application de leurs décisions, préparation de l’élaboration des diplômes, édition des fascicules pédagogiques, gestion des dossiers vacataires (ainsi que le suivi de leurs frais de déplacements) et suivi des heures d’enseignement (avec notamment l’édition des Attestations de Service Fait). Le suivi de la scolarité des élèves sous statut apprenti (voie FISEA) et en contrat de professionnalisation s’effectue en étroite relation avec la Direction des Relations Entreprises et de l’Innovation.

Le/la responsable de scolarité assiste dans leurs différentes missions les Directeurs des Etudes (notamment dans le cadre de la gestion des absences, des commissions des études, de l’évaluation des enseignements, des commissions paritaires pédagogiques…).

Il/elle assiste le responsable de la formation en Sciences Humaines, Economiques, Juridiques et Sociales, notamment dans le cadre des projets solidaires et projets associatifs.

En lien avec la Direction du Service Commun Informatique et Technique, il/elle contribue à la mise à disposition d’outils numériques permettant à toutes les personnes impliquées dans l’enseignement de mener à bien les tâches administratives associées. Particulièrement, il/elle recense les fonctionnalités informatiques nécessaires aux gestionnaires de scolarité et s’assure que chacun·e accède aux informations utiles de manière adaptée à ses compétences et ses missions.

Le/la responsable de scolarité assure enfin l’interface, pour les questions de scolarité et de pédagogie, avec certains services ou instances externes à l’école (Direction des Etudes et de la Vie Etudiante de l’ULCO, services scolarités du futur Institut Polytechnique de l’alliance A2U, Commission des Titres d’Ingénieur…)