OFFRE D'EMPLOI

Adjoint administratif

Structure

IUT Littoral Côte d’Opale, département TC

Localisation

Dunkerque

Filière

BIATSS

Type d’offre

Contractuel - CDD

Fonction publique

Catégorie C

Corps du poste

Adjoint technique

Niveau d’études

Bac+2 souhaité

Niveau d’expérience

une expérience dans le secrétariat serait un plus

Prise de poste

09/03/2024

Quotité

Temps complet

Date limite des candidatures

20240212

Durée du contrat

6 mois

Rémunération brute

1782,05 €

Adjoint administratif

Mission

Activités principales :

 

Gestion administrative et pédagogique :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique d’un ou plusieurs Départements de formation
  • Transmettre divers courriers aux services concernés
  • Etablir les certificats de scolarité
  • Sortir les emplois du temps d’ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d’examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer)
  • Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC
  • Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC
  • Editer les bulletins dans SCODOC
  • Entrer les résultats dans Apogée
  • Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l’Université)
  • Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur
  • Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins…

Gestion financière :

  • Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis
  • Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier
  • Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité
  • Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité

Déplacement occasionnel sur les différents sites de l’IUT

Compétences attendues

Connaissance, savoir :

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires…)
  • Gestion comptable et financière
  • L’agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d’une maîtrise affirmée de l’orthographe

 

Savoir-faire :

  • Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures
  • Organisation et gestion des bases de données
  • Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS…)
  • Maitrise des logiciels internes de l’ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc…).
  • Gestion administrative de PARCOURSUP.
  • Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers

 

Savoir être :

  • Sens de l’organisation
  • Réactivité
  • Sens relationnel

Les avantages à rejoindre l’Université du Littoral Côte d’Opale

Aller au contenu principal