IUT du Littoral Côte d’Opale
CALAIS
BIATSS
Contractuel - CDD
Catégorie C
Adjoint technique
les contrats de projet
Adjoint administratif
BAC +2
une expérience dans le secrétariat serait un plus
10/03/2025
Temps incomplet
20250221
CDD 4 MOIS
1806
IUT CALAIS
localisation Administrative (Service, laboratoire, composante) IUT Littoral Côte d’Opale, département INFO site de Calais
localisation Géographique : Calais – Déplacement occasionnel sur les différents sites de l’IUT
Remplacement temporaire du 10/03/25 jusqu’à fin juillet à 80%
Conditions pour candidater : contractuels – CDD de 4 mois –
Pour les contrats de projet : décrire le projet et sa durée prévisible
Activités principales :
Gestion administrative et pédagogique :
– Assurer l’accueil physique et téléphonique d’un ou plusieurs Départements de formation
– Transmettre divers courriers aux services concernés
– Etablir les certificats de scolarité
– Sortir les emplois du temps d’ADE pour affichage et pour préparation des D.S. (préparer les copies d’examens, demander les sujets auprès des vacataires et les imprimer)
– Mettre à jour les fichiers étudiants dans SCODOC – Suivre et enregistrer les absences des étudiants dans ADE et SCODOC – Editer les bulletins dans SCODOC
– Entrer les résultats dans Apogée
– Organiser les sorties pédagogiques (demande de devis auprès des sociétés de transport, réservation des bus, déclaration de sortie auprès de l’Université)
– Editer et transmettre les conventions de stage aux différents interlocuteur
– Classer et archiver les documents : factures, rapports de stages, dossiers étudiants, copies, bulletins…
Gestion financière :
– Editer les bons de commande sur un logiciel de comptabilité avec insertion des devis
– Demander les créations de fournisseur auprès du Service Facturier
– Réceptionner les factures et les bons de livraison et établir les services faits dans le logiciel de comptabilité
– Suivre le budget sur le logiciel de comptabilité
Compétences : une expérience dans le secrétariat serait un plus
Connaissance, savoir :
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat (suivi des formations, contraintes réglementaires…)
– Gestion comptable et financière
– L’agent doit disposer de solides capacités rédactionnelles et d’une maîtrise affirmée de l’orthographe.
Savoir-faire :
– Utilisation des moyens de communication écrite et orale. Prise de notes et rédaction de documents de tous ordres. Analyse et gestion des demandes de toutes natures
– Organisation et gestion des bases de données
– Utilisation des outils bureautiques (WORD, EXCEL, ACCESS…)
– Maitrise des logiciels internes de l’ULCO (APOGEE, ADE, SCODOC, SIFAC, VEWEB, etc…).
– Gestion administrative de PARCOURSUP.
– Gestion des approvisionnements en fournitures de bureau et consommables divers
Savoir être :
– Sens de l’organisation
– Réactivité
– Sens relationnel
Les candidats préciseront dans leur message d’accompagnement du courriel l’intitulé de l’emploi pour lequel ils postulent.
Envoyer le dossier de candidature CV et LM par mail à :
recrutements.biatss@univ-littoral.fr