L’agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l’établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l’empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).

Activités principales :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes

• Assurer l’assistance de la Direction du CGU

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

• Répondre aux demandes d’informations des différents services internes et externes

• Effectuer le suivi administratif des personnels enseignants, assurer l’instruction, le contrôle et la gestion des dossiers des conférenciers et des vacataires et des contrats d’engagement pour la chaîne d’inscription

• Gérer les frais de mission des personnels enseignants rattachés au CGU, de la demande à l’état liquidatif, en collaboration avec le service facturier, pour mise en paiement

• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du CGU

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs …), les reproduire et les diffuser

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

• Travailler en étroite collaboration avec tous les secrétariats pédagogiques du CGU et le service de la Direction des Ressources Humaines

• Classer et archiver des documents

Connaissance, savoir :

• Connaissances de l’environnement de l’Enseignement Supérieur

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative

• Techniques d’accueil téléphonique et physique

• Techniques de communication

• Environnement et réseaux professionnels

• Culture internet

Savoir-faire :      

• Accueillir et prendre des messages

• Enregistrer et classer les documents

• Rédiger des rapports ou des documents

• Savoir rendre compte

• Travailler en équipe

• Maîtrise des outils bureautiques

Savoir être :

• Capacité d’organisation, rigueur, méthode

• Discrétion, écoute

• Sens de la confidentialité

• Réactivité, force de proposition

• Très bon relationnel

• Bonne présentation