Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique de l’ISML et de ses structures associées (SFR Campus de la mer, EUR IFSEA) et réaliser des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l’ULCO et d’autres tutelles (Univ Lille, IFREMER, Anses et Univ Artois).

Activités principales et associées

Activités partagées au niveau ISML et structures associées (EUR IFSEA et SFR Campus de la mer)

– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers, partenaires institutionnels, fournisseurs),

– Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

– Participer à la gestion administrative et financière des projets soutenus en appliquant les procédures dédiées (commandes, frais de mission),

– Traiter et diffuser les informations internes et externes, suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs,

– Participer à l’organisation des manifestations (réunions, colloques, séminaires, journées thématiques…) : invitation, suivi des inscriptions, supports de communication, commandes, logistique, accueil des participants)

– Travailler en lien avec les services administratifs de l’ULCO et des autres tutelles partenaires

– Maîtriser les logiciels financiers de la structure,

– Gestion administrative, financière et comptable des actions dont : exécution budgétaire des crédits, traitement des dépenses sous SIFAC. Création et suivi des bons de commande et des dépenses. Saisie et validation des MIGO sous SIFAC. Rédaction et suivi des états liquidatifs. Gestion et traitement des ordres de mission et des états de frais. Suivi des paiements et information des bénéficiaires, constitution du dossier des pièces justificatives pour le bilan financier

Activités spécifiques EUR IFSEA :

– Gestion administrative et financière des aides aux étudiants : rédaction, gestion et suivi des conventions (bourses d’excellence de master, gratifications de stage, mobilités des étudiants), gestion des versements échelonnés et suivi administratif et financier des paiements

– Gestion des mobilités (étudiants et doctorants) : mobilités sortantes (bourses de mobilité, aides au voyage, gestion des dossiers (conventions d’attribution, création fournisseurs, bons de commande, états liquidatifs, DDR, suivi des paiements et communication aux bénéficiaires).

– Organisation des missions et déplacements : gestion des missions de professeurs invités (organisation des déplacements en coordination avec les enseignants-chercheurs et invités, gestion des ordres de mission et états de frais). Organisation de voyages d’études (coordination logistique, gestion financière des missions). Soutien à la participation des doctorants à des colloques internationaux.

– Suivi des projets transdisciplinaires et formation par la recherche : gestion des achats et des financements associés.

– Assurer l’organisation logistique : réunions des instances de gouvernance, colloques et écoles thématiques, conférences, évènements IFSEA et en partenariat

– Coordination des circuits de signatures

Activités spécifiques SFR :

– Gestion administrative et financière

– Coordination des circuits de signatures

– Assurer l’organisation logistique des réunions

Diplôme souhaité : BAC+2

Connaissance, savoir :

– Finances publiques

– Règles et techniques de la comptabilité

– Systèmes d'information budgétaires et financiers

– Analyser les données comptables et financières

Savoir-faire :

– Appliquer des règles financières

– Assurer le suivi des dépenses et des recettes

– Exécuter la dépense et la recette

– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

– Savoir rendre compte

– Communiquer et faire preuve de pédagogie

– Mettre en œuvre des procédures et des règles

– Travailler en équipe

– Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

– Assurer une veille

– Mettre en œuvre une démarche qualité

Savoir être :

– Sens de la confidentialité

– Rigueur / Fiabilité