L’agent contribue à la mise en œuvre de la politique de développement durable et de responsabilité sociétale et environnementale (DD&RSE) de l’établissement, en intégrant dans ses activités les dimensions environnementales (réduction de l’empreinte carbone, sobriété énergétique et de ressources), sociales (égalité, inclusion, qualité de vie au travail) et éthiques (transparence, déontologie).

Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations STAPS du site de Longuenesse sous l’autorité de la responsable du secrétariat pédagogique du CGU de Calais-Longuenesse.

 La gestion administrative :

– Assurer l’accueil physique et téléphonique du public,

– Vérifier et valider la conformité des pièces administratives,

– Gérer les demandes logistiques : remise de clés, matériel vidéo-projecteur, photocopies, réservation de salles,

– Veiller à la mise à jour des informations diffusées (site internet, plaquettes, guide des études),

– Inventorier et gérer les stocks de copies d’examens, intercalaires et brouillons.

La gestion pédagogique :

– Organiser les examens (calendrier universitaire, planning d’examens, préparation des salles, jurys),

– Transmettre l’information aux étudiants tout au long de l’année universitaire,

– Établir des documents de scolarité (attestations d’assiduité, de réussite, certificat de scolarité, PV d’examens),

– Diffuser les offres de stages : vérifier au préalable la cohérence de l’offre,

– Gérer les conventions de stage,

– Organiser les soutenances de stages / projets : contacter les organismes extérieurs (tuteurs de stages), assurer le soutien logistique lors de la soutenance (réservation salle, matériel, accueil),

– Vérifier et transmettre l’assiduité des étudiants boursiers.

Contraintes :

– Pics d’activités prévisibles et réguliers,

– Déplacements pour réunions,

– Secrétariat délocalisé du site de Calais.

Affectation administrative (Service, laboratoire, composante) – Secrétariat pédagogique – CGU Calais – Longuenesse

Affectation géographique : Longuenesse

CDD de 8 mois à mi-temps à compter de janvier 2026. Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation uniquement par mail avant le 11/01/2026.

Diplôme souhaité : BAC + 2

Connaissance, savoir :

• Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’ULCO

• Bonne notion des techniques de communication écrite et orale

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir-faire :

• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des outils de communication

• Maîtrise des logiciels de l’ULCO (Apogee, ADE, …)

• Trier, hiérarchiser et classer les informations

• Analyser et gérer les demandes de toutes natures

• Gérer la confidentialité des informations et données

• Travailler en équipe

Savoir être :

• Sens de l’organisation

• Etre autonome, réactif et rigoureux