L’alternance représente aujourd’hui plus de 10% de l’effectif de l’ULCO répartis sur 70 formations.

Le CFA-DUNEO porte l’activité Alternance de l’ULCO dans sa globalité (Apprentissage et Contrat de professionnalisation).

Avec l’augmentation du volume d’actes à établir conséquent d’années en années et avec l’évolution de la législation autour des NPEC par les OPCO et les entreprises, il est nécessaire de sécuriser toute la partie facturation du pôle CFA.

Affecté au sein du service de formation professionnelle de l’ULCO (MFPU), pôle CFA – DUNEO, l’adjoint en gestion administrative aura pour mission d’être interface entre le pôle financier de la MFPU et le pôle CFA.

Il (elle) assurera les fonctions d’accueil, information et orientation des publics et aura notamment pour mission de relayer les indicateurs de performance pour optimiser la facturation dans des délais acceptables.

Il (elle) exécutera des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité du CFA de l’Université ; recueillera, traitera et facilitera la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du CFA.

Il (elle) informera et orientera dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Il(elle) sera placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice du CFA.

Activités principales : Dans le cadre de la gestion administrative du CFA-DUNEO et en lien avec les UFA, les OPCO, les services internes de l’ULCO, les entreprises partenaires, l’assistante administrative assurera les missions suivantes :

1. Instruire et suivre les dossiers administratifs des alternants via le progiciel de gestion YPAREO

• Saisie des rythmes d’alternance
• Création des devis alternance (principalement pour les établissements publics).
• Création et mise à jour des données de base : villes, établissements, codes IDCC dans les fiches entreprises.
• Création des comptes utilisateurs : Apprenants, Maîtres d’apprentissage, Tuteurs Académiques.
• Vérification et validation des CERFA avant signature (contrôle de la complétude des dossiers apprenants/entreprises, codification, rémunération, cohérence des dates…).
• Contrôle de la complétude des dossiers alternance : conventions de formation signées, CERFA signés.
• Collecte des Accords de Prise En Charge (APEC) via les plateformes OPCO, par courrier ou par mail.
• Vérification périodique et par échantillonnage des fiches apprenants et des CERFA.
• Contrôle anticipé des données pour l’enquête SIFA, en lien avec les CDA.

2. Gérer les non-conformités administratives et financières

• Suivi des non-conformités CERFA et conventions : traitement des écarts en lien avec les services RAA, CDA, UFA, facturation.
• Prise en charge des non-conformités signalées par les financeurs (OPCO, CNFPT, entreprises).
• Vérification des fiches entreprises (complétude des données : NAF, effectif, IDCC, caisse de retraite, numéro de téléphone, etc.).

3. Participer à la gestion logistique et de service

• Gestion des demandes d’aides Apprentis : cartes HDF, permis B, dossiers FSA, validation des THR.
• Appui administratif et logistique pour les commandes liées aux sites de formation et événements.
• Accueil physique (2 demi-journées/semaine sur le périmètre MFPU) et gestion du mail générique DUNEO.

4. Mettre à jour, exploiter et diffuser les informations

• Mise à jour des bases de données liées à la gestion de l’alternance.
• Alimentation des tableaux de bord et extractions depuis les systèmes d’information.
• Recensement et diffusion des offres d’alternance.
• Gestion des campagnes emailing pour les événements : salons, web conférences, coaching, autres communications.