Activités principales : Secrétariat administratif du service des Alternance et Relations Entreprises (ARE)

Gestion administrative des stages sur le site de Calais et de Boulogne-sur-Mer

Dans le cadre de cette activité, l’agent devra :

– assurer la gestion administrative des stages du Cycle Ingénieur, spécialité Informatique (ING2 et ING3) sur le site de Calais ;

– assurer la gestion administrative des stages du Cycle Ingénieur, spécialité Agroalimentaire (ING2 et ING3) sur le site de Boulogne-sur-Mer ;

– assurer la gestion administrative des stages du Cycle Préparatoire Intégré (CP2) sur le site de Calais ;

– assurer la gestion administrative des stages du Master MISC (Master2) sur le site de Calais ;

– assurer la centralisation des offres de stage, la diffusion de ces offres auprès des étudiants du site de Calais et de Boulogne,

– assurer la préparation, la gestion, le suivi et la centralisation des conventions de stage via PSTAGE.

– élaborer les plannings de soutenances liés aux différents stages des sites de Calais et Boulogne, i.e. le stage « Découverte de l’Entreprise (DE) » pour les étudiants de CP2, le stage « Assistant Ingénieur (AI) » pour les ING2 (i.e. 2 spécialités Calais et Boulogne), et le stage « Projet de Fin d’Etudes (PFE) » pour les ING3 (i.e. 2 spécialités Calais et Boulogne). Cette élaboration nécessite l’accord et une communication parfaite avec les différents membres du Jury ainsi qu’une réactivité par rapport aux imprévus.

– assurer aussi l’interface avec les stagiaires incluant la préparation du « kit » de départ en stage, la programmation et la tenue d’une commission d’affectation des tuteurs de stage école, la bonne marche du dépôt dématérialisé des rapports de stages avec la gestion des clause de confidentialité, l’organisation des soutenances ainsi que l’envoi des grilles d’évaluation aux entreprises, l’invitation des tuteurs entreprise aux soutenances, la programmation et la tenue des jurys d’harmonisation.

– assurer, à l’issue des soutenances, la collecte et la saisie des notes ainsi que l’élaboration des documents nécessaires à la tenue du jury d’harmonisation des stages qui est l’instance habilitée à valider les stages effectués par les étudiants de l’EIL Côte d’Opale.

Gestion administrative des actions liées à l’insertion professionnelle

L’agent assure, en lien avec le service commun informatique et technique, la mise en place de l’enquête d’insertion professionnelle consistant à recueillir des informations sur le devenir des étudiants à la fin de leurs études. En particulier, il travaille en collaboration avec les étudiants recrutés (emplois étudiants) afin de mettre en place et de coordonner le recueil des données nécessaires à la réalisation des enquêtes. L’agent participe à l’exploitation les données recueillies lors des enquêtes et prépare les indicateurs pour les enquêtes type (ULCO, CTI,…). Cette accompagnement administratif concerne les 4 spécialités de l’école.

Formation par alternance

Les activités liées à la formation par alternance, autres que celles liées à l’apprentissage, sont en place sur les 4 sites de l’école. On parle ici des contrats de professionnalisation, de la formation continue diplômante et de la formation par la voie de la VAE.

Dans ce cadre, sur le site de Calais et Boulogne-sur-Mer, l’agent doit :

– assurer l’assistance administrative de la direction des ARE, assister le responsable de la formation pour les formations en contrat de professionnalisation, gérer administrativement les étudiants en Formation Continue (étudiants salariés ou non) et les candidats à la VAE ;

– participer à la mise en place administrative et au suivi pédagogique et administratif des contrats de professionnalisation sur Ypareo pour les alternants des spécialités Informatique et Agroalimentaire ;

– assurer la gestion du suivi des absences des alternants en contrat de professionnalisation des sites de Calais et de Boulogne-sur-Mer ;

– participer au recensement des besoins des entreprises, transmettre les dossiers, renseigner les candidats (plaquette, programme, dossier de candidature, financement, Congés Personnel de Formation, Validation des Acquis de l’Expérience, …) ;

– gérer la partie administrative des dossiers des candidats à la Formation continue et à la VAE pour les sites de Calais Boulogne-sur-Mer ;

– participer à l’organisation les tests de sélection, l’entretien devant le jury, les remises à niveau, la transmission des résultats…

– représenter l’école dans les manifestations relatives aux formation par alternance : organisation, logistique et présence, éventuellement le samedi.

Participation à des activités particulières

– Organisation et participation à la journée de rentrée des élèves ingénieurs ;

– Participation à la Journée Portes ouvertes de l’EILCO ;

– Participation et aide à l’organisation et à l’animation des manifestations de l’Ecole (Journée de l’Ingénieur, remise des diplômes…) et celles liées à l’innovation (journée robotique, …).

Champ d’autonomie et de responsabilité :

Toute autonomie utile à la bonne marche du service dans la limite des consignes du Directeur du service ARE de l’Ecole d’Ingénieurs du Littoral Côte d’Opale.

Contraintes et difficultés :

– Présence indispensable lors des réunions de direction du service ARE.

– Confidentialité et sécurité sur les informations et documents qui transitent par le poste.

– Gestion du stress en période de surcharge de travail.

– Mobilité ponctuelle entre les différents sites de l’école, en particulier le site de Boulogne-sur-Mer.